出欠管理も楽々の「web招待状」って?サービスの使用感をレポート

出欠管理も楽々の「web招待状」って?サービスの使用感をレポート

これまで結婚式や披露宴にゲストを招待するときは、紙の招待状を送るのが一般的でした。

しかし最近ではペーパーアイテムを用いず自分達のパーティー専用のHPを作成し、web上でゲストの出欠を取る「web招待状」がじわじわと注目を集めています。

今回は、web招待状を活用するメリットやデメリット、便利なサービスなどを詳しくご紹介します。

この記事のポイント!

  • web招待状とは何かが分かる
  • web招待状のメリット・デメリットが分かる
  • web招待状作成サービスの使用感が分かる

web招待状とは?

帰国後パーティーの招待状

 

web招待状はPCやスマホで送るweb上の招待状

web招待状とは、結婚式・披露宴・二次会などへゲストを招待する際に、紙ではなくPCまたはスマートフォンから送信するweb上の招待状のこと。住所を知らない相手にもメールやSNS経由で送ることができます。

自分達の結婚式や各種パーティー詳細をHPにして、招待したい人にHPのアドレスを送信。ゲストには出欠フォームに、出欠の意思・連絡先・新郎新婦へのメッセージなどを入力してもらえば、出欠やゲストの情報もweb上で管理することができてとても便利!

「HPを作ったことがない」という人も安心して。最近では、簡単な入力をするだけで簡単にweb招待状を作ることができる作成サイト・アプリが増えています。

紙の招待状からweb招待状への遷移

日本では結婚式が決まると、紙製の招待状を送付し、同封されているはがきの返信をもってゲストの出欠を取ることが、かなり古くから主流 とされてきました。

招待状は送る時期や返信方法にも一定のマナーがあり、送る方も受け取る方にも常識が問われるやりとり 。

結婚式にまつわる、伝統的なしきたりのひとつといってもいいでしょう。

しかし、今結婚適齢期を迎える世代の花嫁さんにとっては、コミュニケーションツールとしてSNSがかなり身近になってますよね 。今後は結婚式などの正式なイベントにおいても「SNSやweb上で出欠を取る」という考えが、あたりまえになっていくかもしれません。

実際に海外では、自分達の結婚式のHPを作成し、新郎新婦のプロフィールや結婚式の様子までをもwebで公開する人も少なくないんですよ。

結婚式の新しい楽しみ方として、web招待状がもっと身近になり、それ以外にもwebやSNSを用いるカップルが今後日本でもより増えていくことも考えられますね。

Web招待状を使うメリット4つ

ブライダルローンの使い方

web招待状を使うとどんなメリットがあるのでしょうか?

1.なんといっても気軽!

web招待状を活用する最大のメリットはその手軽さ。web招待状は、専用のサイトやアプリから、簡単に作成することができます。

テンプレートも自分好みのものを選び、必要事項を記入していくだけなので、数時間もあれば完成させることが可能。

さらに、完成した招待状はゲストにメールやライン、SNSの投稿などで一括で送ることができるのもポイントです。

2.紙より安い! コストが抑えられる

紙の招待状を作成して送るとなると、デザイン費や印刷代、送料、返信はがき代などに予算 が必要。「ゼクシィ結婚トレンド調査2017」によると紙の招待状1部あたりの平均費用は300円~500円ほど。

一方、web招待状サービスは無料のものもあるので(使用制限やアプリ内課金はあり)、招待状を作成する際や、一括送信する時の通信料以外はほとんど料金はかからないと思っていいでしょう。

3.クレジットで会計でき、ゲストのドタキャン防止にも!

web招待状には、ゲストが事前に会費をクレジットで決済できるサービスも!

そのため、結婚式当日の受付がかなりスムーズになるほか、ドタキャンするゲストが減る効果が期待できます。ゲスト側も、ご祝儀や会費に使用する新札を用意する手間も省けますね。

4.ゲストが招待状をなくす心配がない

紙の招待状は、郵便事故で送付先に届かず行方不明になってしまったり、他の郵便物に紛れて失くしてしまったりと心配もつきもの。一方web招待状を使えばその心配はありません。

web招待状のデメリットと注意点3つ

カップルでパソコン作業

web招待状を使う時に考えられるデメリットも確認しておきましょう。

ゲスト全員がweb招待状を見れるわけではない

web上でのコミュニケーションが盛んな現代でも、高齢の方やスマートフォンを持っていない人にとっては、対応が難しい場合があります。

また、web招待状が流行っているからといっても、まだ普及しているとは言えません。
受け取るゲスト側も対応に慣れていなくて、困惑することも考えられます。

ゲストによって紙・webを使い分けるなどの工夫が必要

高齢の方や、目上の方は「招待状は紙で送るのが常識」と考えている人も多いかも。

招待客 web招待状を失礼だと感じることのないよう、ゲストの顔ぶれや性格、パーティーの格式などを考慮して、結婚相手やお互いの両親と「どんな招待状がいいのか」 話し合いをすることは不可欠!。

場合によっては、ゲストによって紙とwebを使い分けて、誰も嫌な気分をすることのないように配慮しましょう。

実際にweb招待状の作成サービスを使ってみた!使用感レポ

実際に 、web招待状の作成サービスを使用してみました。検索で上位に出てくる「Wedding Day」と「DEAR」の2種類の使用感を簡単にレポートします。

シンプルなweb招待状をサクっと作りたいなら「Wedding Day」

Wedding Day 」は、スマートフォンでweb招待状の作成から出欠管理まで無料で行えるサービス。
サイトを開き、メールアドレスと希望のパスワードを登録するだけですぐに、web招待状を作ることができます。

weddingday作成画面1
作成画面には、すべての項目にテンプレートや記入例が表示してあるので、サクサク進めることができました。
選択するデザインも無料のものと有料のもの(一律1,980円)に分かれていて課金を促されることもなく、良心的だと思いました。

weddingday作成画面2

写真もアップロード可能!前撮り写真を入れた招待状も作れちゃいますよ。

weddingday作成画面3

たったの5分ほどで出来上がった招待状 は、写真とあいさつ、式の詳細とアクセス、出欠フォームとシンプルで、紙の招待状と同じような内容。

weddingday作成画面4

スクロールも少なくて済むのでweb閲覧に慣れていないゲストにも分かりやすいと感じました。

Wedding Dayでは、招待客のデータはダウンロード年賀状の住所録などにそのまま使用することもできるそう。結婚式後に結婚報告はがきを作成するカップルには便利な機能ですよね。

また、クレジットカードでの会費集めができるかんたん会費支払いというサービスを搭載。システム使用料として会費の5~8%が掛かりますが、ドタキャンのリスクが減る・当日の会計係を頼まなくて済むなどのメリットを考えると大きい額ではありません。

weddingday作成画面5

「シンプルなweb招待状を作りたい!」「面倒くさがりだからサクッと終わらせたい」という方にもおすすめのサービスだと感じました。

洗練されたデザインのweb招待状を作りたいなら「DEAR」

DEAR」はweb招待状の作成から出欠管理ができる、ワンランク上のweb招待状作成サービス。

PCまたはスマホでサイトを開き、名前とメールアドレスと希望のパスワードを登録して招待状の作成を開始します。

DEAR作成画面1

とにかくオシャレなデザインテンプレートが豊富ですが、無料のものと、5,000円の有料のものが混在しているので注意が必要。

DEAR作成画面2

それぞれのデザインに「Annaアンナ」 「Emmaエマ」など女性の名前がついていて特別感があります。選ぶのにも時間を掛けたくなりました。

新郎新婦のプロフィールも自由に作成できるので、オリジナリティを出すことも可能です。

DEAR作成画面3

結婚式当日までをカウントダウンする機能も!スケジュール管理にも役立ちますね。

DEAR作成画面4
ページの仕上がりもとてもオシャレで友達に自慢したくなりそう。

DEAR作成画面5

しかし、表示される画像も大きく情報も多いため、下にスクロールしていかなければ必要な情報に辿り着けません。webに慣れていないゲストにとっては難易度が少々高い印象も。

DEARには、ゲストの出欠登録を通知し、誰が出席するのかリアルタイムで把握できる嬉しいサービスがついています。しかし、クレジットでの会費回収機能はありません。

またDEARでは、無料で登録できるゲストは8人まで。ゲストリストのダウンロードや情報のバックアップ機能を利用するには、web招待状1ページを作成するにつき5,000円の「DERAプレミアム」に登録する必要があります。

DEAR作成画面6一見高いように感じますが、紙の招待状を送ることに比べれば、凝ったデザインのWeb招待状を人数無制限で送ることができ、便利な機能がついているのでコスパは悪くないと思います。

「シンプルな招待状だと物足りない」「洗練されたデザインのweb招待状を送りたい!」という人にはぴったりのサービスですね。

まとめ

  • web招待状は自分達のHPを作成し、ゲストの出欠を取ることができる
  • web招待状は気軽に作成でき、紙の招待状と比べてコストが抑えられる
  • web招待状にはクレジットで会計できるサービスもあり、ゲストのドタキャン防止にもなる
  • 高齢の方や目上の方に失礼・不便がないように紙とwebを使い分けるのがベター

いかがでしたか?web招待状は想像以上に簡単に作成できる便利なツール。
大変な結婚式の準備の負担を少しでも減らして、ゲストもワクワクするような素敵な招待状を作ってみてくださいね。