結婚式「招待客リスト」の作り方!ゲストの選び方~便利な活用方法まで

結婚式「招待客リスト」の作り方!ゲストの選び方~便利な活用方法まで

結婚式準備の最初のハードルというべき、招待客のリストアップリスト作成。

招待客が確定したら、ゲストリストを作って出欠管理をするのが基本です。

招待客リストには名前や住所だけでなく、結婚に関する情報も集約しておけば、招待状の宛名印刷などにも活用できますよ。

招待客の選び方・決め方から、招待客リストの作り方までを説明します。

この記事のポイント!
  • 結婚式ゲストの選び方がわかる
  • ゲストリストの具体的な作り方がわかる
  • 招待客リストの便利な活用方法がわかる

挙式・披露宴の招待客 選び方の基本

披露宴のゲスト

まずはじめに、招待客選びの基本を紹介します。

1.招待したい人を「親戚」「職場」「友人」に分けて書き出す

まずは人数や予算を気にせず、呼びたい人を全員書き出していきます。

ゲストのカテゴリーを「親戚」「職場」「友人」のように分けて作業すると、整理しやすいですよ。

あとでゲスト人数を調整する時もリストアップしておけば便利ですし、全部を書き出すことで、最悪のパターンである「案内もれ」を防ぐこともできます。

結婚式のコンセプトによって、メインで招待するゲスト層が違ってきます。

「少人数」「カジュアル」「オーソドックス」によって、親族中心・友人中心・まんべんなく呼ぶなど。

まだコンセプトが固まっていないなら、この時点で話し合って。

2 .優先順位をつける

リストアップしたゲストの中で「主賓」「絶対呼ぶべき人」「できれば呼びたい人」「二次会からの人」のように優先順位を決めます。

親戚をどこまで呼ぶかは、両親に相談しましょう。

職場関係のゲストは、今後の仕事に失礼のないように心がけて。

プランナーに相談したり、先輩既婚者の話も参考にしましょう。

3 .人数調整をして招待するゲストを決める

呼びたい人数が多く、式場のキャパや予算などの関係で、人数調整をする必要がある場合は、「できれば呼びたい人」から減らしていきます。

気になるのは、両家のゲスト数のバランス。

だいたい同じくらいがバランスがいいのは確かですが、無理に同じにそろえる必要はありません。

人数差がどうしても気になる場合は、新郎新婦の友人ゲスト混合テーブルを作るなどすれば、目立たなくなりますよ。

エクセルを使うのが断然便利!招待客リストの作り方

招待客リストの作り方(Excel)

招待客が決まったら招待リストをつくる作業に入ります。

パソコンを使うならWord(ワード)ではなく、Excel(エクセル)が断然便利!

招待客の名前はもちろん、招待状を出したか、交通費は必要かなど、結婚式に関係するさまざまなことを1つのリストにまとめることができます。

住所などの個人情報はメールやラインで聞いたものをコピペすれば、転記ミスも防げて○!

なんといっても、表計算の機能を使えば、出席者数やお車代などの費用、ご祝儀の額(予想)を簡単に把握することができます。

ちょっと大変かもしれませが、作っておくと、あとあと重宝するお役立ちリストになりますよ!

ちなみに、エクセルが入っていないパソコンなら、Googleスプレッドシートが同じ機能を備えているので便利です。

①招待客をリストアップして、入力

まずは、招待客をリストアップ。

横方向ではなく、縦にどんどん名前を入力していきます。

呼ぶか呼ばないかを確定するまでは名前だけでいいでしょう。

②招待客が決定後、項目を増やして入力

招待客が確定したら、名前以外の必要な項目を付けたしていきます。

以下の項目を参考にしてくださいね。

  • 名前
    読み仮名もあると便利
  • 敬称
    書いておくと、招待状の宛名印刷をする時に便利
  • 肩書き
    会社の組織図や名刺を見て、絶対に間違えないように!
  • 住所・電話番号
    メールやラインで聞いたものをコピペすれば、転記ミスも防げて便利
    住所がアパート名などで長い場合は、住所1、住所2と、別のセルに入力したほうがベター
  • 新郎新婦どちら側のゲストか
    新郎側・新婦側でリストを作り分ける必要がなくなる
  • どこから呼ぶか
    挙式から、披露宴から、二次会から 3つから選んでカウント

招待客リストの作り方①

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  • 招待状
    手渡しor郵送
  • 出欠
    返信ハガキが届いたら入力。出欠を確認し、カウント
  • テーブル番号
    席次を決めたら入力
  • 引出物/引菓子
    贈り分けをするなら、Aセット/Bセットなど記入
  • 注意事項
    アレルギーの有無、スピーチをお願いするなどを記入
  • 心付け/交通費/宿泊費
    誰にいくら渡すと書いておくと、予算が立てやすく受付リストを作る時に便利
  • ご祝儀(予想額)
    予想額を入力しておくと、予算がたてやすい
  • その他・備考欄
    結婚祝いをいただいた、などを記入

招待客リストの作り方②

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招待客リストの便利な使い方。招待状の宛名印刷・受付ゲストリストなど

招待客リストは、一度作っておくと、結婚式やその後のお付き合いでも活躍する万能リストになってくれます。

  • 招待状の宛名書き(宛名印刷)
  • 席次表作成
  • 結婚報告はがきの宛名書き(宛名印刷)
  • 年賀状の宛名書き(宛名印刷)
  • 受付のゲストリスト

受付ゲストリストとは、招待したゲストが全てきたかどうか、誰に車代を渡すのかをなどをチェックするために、式当日に受付に置いておくもの。

受付の人がわかりやすいように、招待客リストをあいうえお順に並べかえて、名前を探しやすくすればゲストリストとして活用できます。

招待客リストは、新郎新婦で共有し合うのがコツ

招待客リストは新郎新婦で共有しよう

招待客リストの内容は2人で共有しておきたいですよね?

でも、内容が上書きされる度にファイルをメールに添付して送ったり、紙に出力して渡すのはちょっと面倒です。

そんな時はGoogleを使ってみましょう。

Googleドライブにリストをアップロードしておけば、いつでもどこでも見ることができます。

また、Googleスプレッドシートも、エクセルとほぼ同じ使い方でリストを作って情報が共有できるので便利。

いずれの方法も、プランナーも閲覧することができます。

お互いに最新の情報を共有できれば、二度手間や行き違いを避けられるので、結婚準備の負担が減りますよ!

>> Googleドライブ
>> Googleスプレッドシート

招待客リスト作成におすすめ!無料テンプレート&スマホアプリ

パソコン作業

招待客リストをつくるには無料テンプレートをダウンロードすると便利。

パソコンがなくても、アプリで作成することもできますよ。

ゲストリスト無料テンプレート【Excel(エクセル)】

プリマージュ
ペーパーアイテムの印刷会社のプリマージュが作った招待客リストのテンプレート。
郵便番号の検索もできて便利!

Microsoft Office
ベーシックな招待客リストのテンプレート。
表の行や列は必要に応じて追加可能なので、カスタマイズして使ってくださいね。

ゲストリスト無料テンプレート【スマホアプリ】

bless
ペーパーアイテム制作会社「bless」の招待状・席次表データ作成・注文のアプリ。
宛名用で入力されたゲスト情報は、出席・欠席の管理や、席次表の制作にも使えます、

楽々!ウェディング招待状 〜結婚式二次会・1.5次会対応〜
新郎新婦のスマホの電話帳が合体し、同時に招待客リスト作成作業が進められます。
このアプリで招待客リストを作れば、送付までオンラインで済ませることができます。

まとめ

  • まずは呼びたい人をリストアップし、それから人数調整する
  • 招待客リストはExcelを使うと作りやすい
  • 招待客リストを作るときは、名前や住所のほか、結婚にまつわる情報を集約
  • 招待客リストは招待状の宛名印刷などにも活用できる

招待客選びと招待客リスト作りは準備の大きな山場。

骨の折れる作業ですが、当日来てくれるゲストの笑顔を思い浮かべ、2人で協力して進めてくださいね。

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